Сначала считаем, сколько человеко-часов нужно закрыть за месяц: часы работы точки × дни в неделю × 4,33 недели × количество людей на смене. Потом делим на месячную норму одного сотрудника — 165 часов, это примерно 40 часов в неделю.
Результат округляется вверх: половины человека не бывает. Отдельно показываем штат с запасом — на отпуска, больничные и увольнения обычно закладывают около 15%.
Чего калькулятор не знает
Вашей текучки. Если люди уходят каждый месяц, запас нужен больше расчётного.
Пиков нагрузки. В обед и вечером людей нужно больше, чем в десять утра — считайте по среднему или разбейте день на части.
Совмещения. Один человек может закрывать две роли на маленькой точке — тогда фактический штат меньше.
Норму конкретного месяца. Она гуляет от 143 до 184 часов; мы берём среднюю.
Что делать с числом
Если получилось больше, чем у вас есть людей, вариантов ровно три: нанимать, сокращать часы работы точки или мириться с переработками — а это суммированный учёт, повышенная оплата и риск при проверке.
Если получилось меньше — проверьте, не забыли ли вы про подмены. Штат впритык означает, что первый же больничный закрываете вы сами.
Сколько людей нужно типичным точкам
Чтобы не считать вслепую, вот результаты по частым случаям — та же формула, что в калькуляторе выше.
Кофейня: 12 часов, 7 дней, один человек на смене. Три бариста — двое в графике 2/2 и третий на подмены. Вдвоём месяц закрывается только с переработкой в 15–20 часов у каждого.
Магазин у дома: 12 часов, 7 дней, двое в зале. Пять человек. Это тот случай, когда экономия на одном сотруднике оборачивается постоянными переработками и увольнением через полгода.
Круглосуточный пост — охрана, АЗС, отель. Четыре человека, и это математический минимум: при меньшем числе нарушается отдых между сменами.
Шиномонтаж. Считайте по пиковым неделям, а не по среднему за год: два мастера в октябре и два в июле — это разная очередь и разная выручка.
Салон красоты. Администратора считайте по формуле выше, а мастеров — по загрузке кресел: они привязаны к записям, а не к часам работы салона.
Частые вопросы
Почему в расчёте 165 часов, а не норма моего месяца?
Это средняя месячная норма при 40-часовой неделе. По производственному календарю месяц гуляет от 143 до 184 часов, но для оценки штата средняя точнее: людей нанимают не на один месяц.
Что делать, если по расчёту людей больше, чем у меня есть?
Вариантов ровно три: нанимать, сокращать часы работы точки или оформлять суммированный учёт и платить переработку. Молча «дотягивать» силами имеющихся — прямой путь к увольнениям в самый сезон.
Нужно ли закладывать людей на отпуска и больничные?
Да, обычно около 15% сверху — калькулятор показывает это отдельной строкой. При штате в три человека это ещё не целая единица, поэтому подмену чаще всего закрывает сам владелец. Лучше знать об этом заранее, чем в первый же больничный.
Сколько человек нужно на круглосуточную точку?
На один пост — минимум четыре: и при сменах по 24 часа, и при сменах по 12 часов (день, ночь, отсыпной, выходной). Меньше четырёх круглосуточный пост не закрывается без нарушения отдыха между сменами.
Чем расчёт штата отличается от графика?
Расчёт отвечает на вопрос «сколько людей нанять», график — «кто и в какой день выходит». Одно без другого не работает: штат посчитан верно, а в графике двое стоят в один день — и точка опять осталась без человека.
⚖️
Мы не юристы, мы сервис контроля работы. Здесь — то, что обычно делают в малом бизнесе. Но ситуация у каждого своя: час консультации с юристом стоит дешевле, чем потом спорить с трудовой инспекцией.
Штат посчитали — теперь видьте смены
В «Регламенте» сотрудник открывает смену в телефоне, а вы видите фактические выходы по всем точкам. График перестаёт расходиться с реальностью.
Регламент