Утром бариста открывает смену и через десять минут пишет вам: молока на два капучино, кофемашина пищит, в кассе на триста рублей меньше, а в обед придут за предзаказом, о котором никто не слышал. Разбираем, что вечерняя смена должна оставить утренней, чтобы таких утр не было.
Записка пишется в конце каждой смены по одному шаблону и лежит всегда в одном месте. Утренний сотрудник первым делом читает её, пересчитывает кассу и проходит по точке — если что-то не совпало, говорит сразу, пока вечерний помнит смену.
Так бывает не потому, что кто-то плохо работает. Всё, что важно для следующей смены, остаётся в голове у того, кто ушёл. В маленьком бизнесе смены почти никогда не пересекаются: один закрывает вечером, другой открывает утром, и передать что-то на словах просто некому.
Сообщения «молоко кончается» в общем чате тонут среди остальных, а тетрадь без шаблона заполняют как придётся: сегодня три абзаца, завтра ничего. Работает короткая записка, в которой всегда одни и те же строки, — тогда сразу видно, что в ней есть, а чего не хватает.
Что написать: сколько денег осталось в кассе и сошлась ли сумма. Если не сошлась — на сколько и почему.
Пример: «В кассе 5 000 ₽ размена. Не сошлось на 300 ₽: вернули деньги гостю за напиток, чек возврата не пробили».
Зачем: расхождение, которое объяснили вечером, — мелочь. Расхождение, которое нашли утром, превращается в спор, в котором уже никто ничего не помнит.
Что написать: что кончилось или кончится к середине следующего дня — продукты, расходники, упаковка.
Пример: «Молоко — 2 пакета, на утро не хватит. Стаканы 300 мл — последняя упаковка».
Зачем: утренний сотрудник успеет заказать или докупить до первого гостя, а не узнает об этом, когда человек уже стоит у стойки.
Что написать: что сломалось, барахлит или требует внимания — и что с этим уже сделали.
Пример: «Кофемашина пишет ошибку промывки. Мастеру ещё не звонили».
Зачем: иначе утро начинается с попытки понять, сломалось это только что или ещё вчера, и кто должен звонить мастеру.
Что написать: брони, предзаказы, обещания клиентам — кто придёт, когда и что ему обещали.
Пример: «В 12:00 заберут предзаказ на 10 круассанов, уже оплачен. Гость забыл шарф — лежит за стойкой».
Зачем: договорённости клиент помнит лучше вас. Если утренняя смена о них не знает, неудобно будет не сотруднику, а вашему бизнесу.
Что написать: что из списка смены осталось несделанным и почему.
Пример: «Не помыли витрину-холодильник: до самого закрытия шли гости».
Зачем: честное «не успели» лучше молчания. Утренняя смена сделает это первым делом, а вы увидите, где списку не хватает времени.
«Касса сошлась, всё есть, ничего не сломалось, договорённостей нет». Пустая записка выглядит так же, как забытая, а «всё в порядке» — тоже информация. Утренний сотрудник прочитает это за пять секунд и сразу начнёт работать.
Записка работает, только если утром её принимают. В первые пять минут смены:
Если что-то не совпало, сказать нужно сразу, пока вечерний сотрудник помнит смену. Всё, что найдётся позже, — уже забота новой смены. Это честно для обоих: никто не отвечает за чужое и не тратит утро на разбирательства.
Пять строк подходят почти любой точке, но содержание у них разное.
Больше всего строк про «закончилось»: молоко, заготовки, сиропы, лёд. В «договорились» — брони столов и предзаказы. Отдельно стоит писать, какие позиции из меню сегодня приготовить не получится.
Касса и поставки: что приняли, с каким расхождением, что ждём завтра. После переоценки — поменяли ли ценники на полках. В «договорились» — отложенный товар и кто за ним придёт.
Главное — записи на утро: кто перенёс, кто просил перезвонить, кто придёт первым. В «закончилось» — расходные материалы, которые нужны к первому приёму.
Брони на утро и инвентарь: сколько выдано и сколько вернулось, что сломано и убрано. Если клиент оставил вещи или попросил перенести занятие — это тоже в записку.
Там, где сменщик точно увидит её в первые минуты: в тетради на кассе или одним сообщением в рабочем чате, всегда по одному шаблону. Главное — не менять место. Записка, которую нужно искать, не работает.
Передачу смены забывают, когда она живёт отдельно от работы — как просьба «не забудьте написать». Поставьте её последним пунктом в список закрытия: «Передать смену: касса, что закончилось, что сломалось, договорённости, что не успели». А первым пунктом открытия — «Принять смену: прочитать записку, пересчитать кассу». Тогда передача становится частью смены, а не одолжением.
В «Регламенте» это обычный пункт закрытия с подпунктами, а саму записку сотрудник пишет в комментарии — вы видите её в отчёте о смене. Если пункт не отмечен, вам сразу приходит сообщение: что не сделано и что сотрудник написал в объяснение.
То, что нужно сделать утром, — «позвонить мастеру», «заказать молоко» — можно поставить задачей на следующий день. Если неизвестно, кто выйдет, задачу можно дать сразу нескольким сотрудникам с пометкой «хватит одного»: утром каждому придёт уведомление, а сделает тот, кто на смене.
Записка показывает, что происходит, но не исправляет причину. Если каждый вечер в ней одно и то же «не успели витрину», дело не в сотруднике: значит, в списке закрытия не хватает времени или пункт стоит слишком поздно. Такую строку стоит обсудить и поменять список, а не просить писать подробнее.
Готовые списки открытия и закрытия по должностям — в чек-листе открытия и закрытия смены, их можно бесплатно скачать в PDF и распечатать.
В «Регламенте» сотрудник отмечает закрытие в телефоне и пишет записку в комментарии к пункту, а вам приходит сообщение, только если что-то не сделано. Первые 14 дней бесплатно, список под вашу точку соберём сами.
Смотрите также: чек-лист открытия и закрытия смены, чек-лист бариста и как проверить закрытие смены без звонков.
Регламент